Einzelheiten der Datenverarbeitung
Die englischsprachiche Version dieser Vereinbarung ist die verbindliche Version, die das Verständnis der Parteien wiederspiegelt. Sofern gesetzlich nicht anders vorgeschrieben, wird die Übersetzung der Vereinbarung nur als Hilfestellung zur Verfügung gestellt. Im Falle eines Konflikts zwischen der englischsprachigen Version dieser Vereinbarung und einer Übersetzung in eine andere Sprache, gilt die englische Sprachversion.
DATA PROCESSING DETAILS
Last Modified March 1, 2021 / Previous Versions
The following processing details are provided for the associated Services and tools:
DETAILS SUR LE TRAITEMENT DES DONNEES
Dernière modification le 1. März 2021 / Versions précédentes
Die folgenden Einzelheiten der Datenverarbeitung werden für die zugehörigen Dienste und Tools aufgeführt:
Dragon Medical One (DMO) Data Processing Details
(a) The subject matter, nature and purpose of the Processing is delivery of the Services to Company in accordance with Nuance’s published product documentation for the product in question, including voice recognition services to translate voice dictation to text for healthcare providers. Dragon Medical One is a cloud-based platform that helps to produce clinical documentation for medical professionals, through voice recognition services to translate voice dictation to text. To fully optimize the voice recognition abilities of these programs, Company or Distributor, depending on whether Nuance uses a Distributor, instructs Nuance and its service providers/sub-processors and Affiliates to use, compile (including creating statistical and other models), annotate and otherwise analyze the data to develop, train, tune, enhance and improve the speech recognition, natural language understanding and other components of Nuance’s software and technologies embodied in the Services.
(b) The categories of Data Subjects are (1) patients or clients who receive medical care from the Company and who are the subject of reports Processed by the Services, (2) Company personnel, including doctors, nurses, administrators, medical personnel and other authorized individuals who use the Services, (3) employees, agents, and contingent workers of Resellers (who are natural persons), and (4) employees, agents, or contingent workers of Distributor (who are natural persons).
(c) The types of Personal Data involved are under the control of Company as Controller, and will depend on the categories of Personal Data Processed by Company using the Services, but will likely include name, date of birth, medical record number, other identification numbers, age, description of medical treatment and diagnosis, or financial information. Additionally, Personal Data of Company personnel will also be Processed, including name, contact information and voice recordings. Further, Personal Data of Distributor and Reseller personnel, including name and contact information, will also be Processed in the provision of third level service support and data analytics.
(d) Hosting of Personal Data will be conducted in the following locations:
North America: in the US for US Companies and in Canada for Canadian Companies; EMEA: in Germany for German Companies and in France for all other EMEA Companies; in the US for LATAM Companies.
(e) The duration of the Processing is the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Any data retention period specified in the above terms, as applicable or by law (or, if no specific data retention period is specified in the above terms, the data retention period specified by Nuance data retention and destruction policy).
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei Dragon Medical One (DMO)
(a) Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung von Diensten an das Unternehmen in Übereinstimmung mit der von Nuance veröffentlichten Produktdokumentation für das betreffende Produkt, einschließlich Spracherkennungsdiensten zur Übersetzung von Sprachdiktaten in Text für Gesundheitsdienstleister. Dragon Medical One ist eine Cloud-basierte Plattform, die durch Spracherkennungsdienste zur Übersetzung von Sprachdiktaten in Text bei der Erstellung klinischer Dokumentationen für medizinisches Fachpersonal unterstützt. Um die Spracherkennungsfähigkeiten dieser Programme umfassend zu optimieren, weist das Unternehmen oder der Vertriebspartner, je nachdem ob Nuance einen Vertriebspartner einsetzt, Nuance und ihre Dienstleister/ Unterauftragsverarbeiter sowie ihre verbundenen Unternehmen an, die Daten zu verwenden, zusammenzustellen (einschließlich der Erstellung statistischer und anderer Modelle), zu annotieren und anderweitig zu analysieren, um die Spracherkennung, das Verstehen der natürlichen Sprache und andere Komponenten der Software und Technologien von Nuance, die in den Diensten enthalten sind, zu entwickeln, zu schulen, zu optimieren, zu erweitern und zu verbessern.
(b) Die Kategorien betroffener Personen sind (1) Patienten oder Kunden, die vom Unternehmen medizinisch versorgt werden und die Gegenstand von Berichten sind, die durch die Dienste verarbeitet werden, (2) Mitarbeiter des Unternehmens, einschließlich Ärzte, Krankenschwestern, Verwaltungsangestellte, medizinisches Personal und andere berechtigte Personen, die die Dienste nutzen, (3) Angestelltes, Vertreter und externe Mitarbeiter von Resellern (die natürliche Personen sind) und (4) Angestellte, Vertreter oder externe Mitarbeiter des Vertriebspartners (die natürliche Personen sind).
Die Arten der betroffenen personenbezogenen Daten unterliegen der Kontrolle des Unternehmens als Verantwortlichem und hängen von den Kategorien der personenbezogenen Daten ab, die das Unternehmen bei der Nutzung der Dienste verarbeitet; sie umfassen jedoch wahrscheinlich den Namen, das Geburtsdatum, die Nummer der Krankenakte, andere Identifikationsnummern, das Alter, eine Beschreibung der medizinischen Behandlung und Diagnose oder finanzielle Informationen. Zusätzlich werden auch personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Unternehmens verarbeitet, einschließlich des Namens, der Kontaktinformationen und der Sprachaufzeichnungen. Darüber hinaus werden bei der Erbringung von Third-Level-Service-Support und Datenanalysen auch personenbezogene Daten des Personals des Vertriebspartners und des Resellers, einschließlich des Namens und der Kontaktinformationen, verarbeitet.
(d) Die personenbezogenen Daten werden an den folgenden Orten gehostet: Nordamerika: in den USA für US-Unternehmen und in Kanada für kanadische Unternehmen; EMEA: in Deutschland für deutsche Unternehmen und in Frankreich für alle anderen EMEA-Unternehmen; in den USA für lateinamerikanische Unternehmen.
(e) Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Dauer (i) der Hauptvereinbarung, im Fall einer AVV für Endnutzer; (ii) der Nutzungsbedingungen, im Fall einer AVV für Nuance-Dienste (iii) der Vereinbarung, im Fall einer AVV für Nuance-Vertriebspartner. Es gelten die in den oben genannten Regelungen, soweit anwendbar, oder durch Gesetz festgelegten Aufbewahrungsfristen (oder, falls in den oben genannten Regelungen keine spezifische Aufbewahrungsfrist für Daten festgelegt ist, die von der Nuance-Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Daten festgelegte Aufbewahrungsfrist für Daten).
MIX, Conversational AI and Nuance Experience Studio Data Processing Details
(a) The categories of Data Subjects are: Employees, agents, or contingent workers of Company (who are natural persons); Natural persons authorized by Company to use the Services (for example customers and prospective customers of Company);
(b) The nature and purpose of the Processing is to facilitate chat conversations between Company’s customers/prospects and Company’s employees, agents, or contingent workers and to operate, maintain, tune, enhance, improve, and provide technical support for the Services. These conversations can include general Company information or requests and transactions specific to an individual Data Subject. This conversation could also include dialog with a virtual assistant;
(c) The subject matter of the Processing is the chat conversations related to a specific request by the Data Subject, to answer a question or make updates to the Company services provided to the Data Subject;
(d) The types of Personal Data involve information necessary to enable communications between Company and Data Subject and provided by the Data Subject in order to gain the information or update Company services, including but not limited to:
Device/Client Identifier – Identifier that enables communication between Company and user, such as a socket id or IP Address;
Chat Message Content – Transcript of the chat message between Company and user, including personal information normally exchanged during a customer service conversation such as name, address, or email address;
Meta Data – Specific personal information requested by the Data Subject or Company necessary to fulfil the customer service request, such as customer id, verification information such as mother’s maiden name, data of birth, or social security number, credit card number, or information related to Data Subject’s account with Company;
(e) The Processing will comprise of collecting data from Company’s web site, mobile app, or via a messaging channel (such as SMS), sending it to Company’s employee, agent, or contingent worker via an HTML-based agent desktop application. This data will be retained in a hosted database (with the exception of data that is masked according to predefined forms, automatic pattern matching, or manual overrides) and made available to authorized users of Nuance data APIs or reporting web tools;
(f) Hosting of Personal Data will be conducted in the following locations: For Companies in North America in the USA;
For Companies in EMEA in UK, Ireland, France, and The Netherlands;
For Companies in APAC in Australia;
For Companies in LATAM in the USA;
(g) The duration of the Processing will be for 18 months for Services, reporting and analytics, and 3 years to maintain, tune, enhance, improve and provide technical support or the duration specified in documented instructions by Company or Distributor, depending on whether Nuance uses a Distributor, but in no event longer than 90 days following the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei MIX, Conversational AI und Nuance Experience Studio
(a) Die Kategorien der betroffenen Personen sind: Angestellte, Vertreter oder externe Mitarbeiter des Unternehmens (die natürliche Personen sind); Natürliche Personen, die vom Unternehmen autorisiert worden sind, die Dienste zu nutzen (z.B. Kunden und potenzielle Kunden des Unternehmens);
(b) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung bestehen darin, Chat-Gespräche zwischen den Kunden/potenziellen Kunden des Unternehmens und den Angestellten, Vertretern oder externen Mitarbeitern des Unternehmens zu erleichtern und die Dienste zu betreiben, zu warten, abzustimmen, zu erweitern, zu verbessern und technische Unterstützung für die Dienste bereitzustellen. Diese Gespräche können allgemeine Informationen des Unternehmens oder Ersuchen und Transaktionen beinhalten, die sich auf eine bestimmte betroffene Person beziehen. Sie könnten auch einen Dialog mit einem virtuellen Assistenten beinhalten;
(c) Gegenstand der Verarbeitung sind die Chat-Gespräche im Zusammenhang mit einem spezifischen Ersuchen der betroffenen Person, um eine Frage zu beantworten oder die der betroffenen Person zur Verfügung gestellten Dienste des Unternehmens zu aktualisieren;
(d) Die Arten von personenbezogenen Daten umfassen Informationen, die erforderlich sind, um die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der betroffenen Person zu ermöglichen und die von der betroffenen Person bereitgestellt werden, um die Informationen zu erhalten oder die Dienste des Unternehmens zu aktualisieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
Geräte-/Kundenkennung - Kennung, die die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer ermöglicht, wie z.B. eine Socket-ID oder IP-Adresse;
Inhalt der Chat-Nachricht – Transkript der Chat-Nachricht zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer, einschließlich personenbezogener Informationen, die normalerweise während eines Kundendienstgesprächs ausgetauscht werden, wie Name, Adresse oder E-Mail-Adresse;
Metadaten - Spezifische, von der betroffenen Person oder dem Unternehmen angeforderte personenbezogene Informationen, die zur Erfüllung der Kundendienstanfrage erforderlich sind, z.B. Kundennummer, Verifizierungsinformationen wie der Mädchenname der Mutter, Geburtsdaten oder Sozialversicherungsnummer, Kreditkartennummer oder Informationen in Bezug auf das Konto der betroffenen Person beim Unternehmen;
(e) Die Verarbeitung umfasst die Erhebung von Daten von der Webseite des Unternehmens, einer mobilen Anwendung oder über einen Nachrichtenkanal (wie z.B. SMS) und das Senden dieser Daten an einen Angestellten, Vertreter oder externen Mitarbeiter des Unternehmens über eine HTML-basierte Agent Desktop-Anwendung. Diese Daten werden in einer gehosteten Datenbank gespeichert (mit Ausnahme von Daten, die gemäß vordefinierten Formularen, automatischem Musterabgleich oder manuellen Überschreibungen maskiert sind) und autorisierten Benutzern von Daten-APIs von Nuance oder Berichts-Web-Tools zur Verfügung gestellt;
(f) Die personenbezogenen Daten werden an den folgenden Orten gehostet: Für Unternehmen in Nordamerika: in den USA; Für Unternehmen in EMEA: in Großbritannien, Irland, Frankreich und den Niederlanden; Für Unternehmen im Asien-Pazifik-Raum: in Australien; Für Unternehmen in Lateinamerika: in den USA;
(g) Die Dauer der Verarbeitung beträgt für Dienste, Berichterstattung und Analytik 18 Monate und für die Aufrechterhaltung, Abstimmung, Erweiterung, Verbesserung und Bereitstellung technischer Unterstützung 3 Jahre oder die Dauer, die in den dokumentierten Weisungen des Unternehmens oder des Vertriebspartners angegeben ist, je nachdem ob Nuance einen Vertriebspartner einsetzt, jedoch in keinem Fall mehr als 90 Tage nach Laufzeitende (i) der Hauptvereinbarung, im Fall einer AVV für Endnutzer; (ii) der Nutzungsbedingungen, im Fall einer AVV für Nuance-Dienste (iii) der Vereinbarung, im Fall einer AVV für Nuance-Vertriebspartner.
Virtual Assistant and Live Chat
(a) The categories of Data Subjects are: Employees, agents, or contingent workers of Company (who are natural persons); Natural persons authorized by Company to use the Services (for example customers and prospective customers of Company);
(b) The nature and purpose of the Processing is to facilitate chat conversations between Company’s customers/prospects and Company’s employees, agents, or contingent workers and to operate, maintain, tune, enhance, improve, and provide technical support for the Services. These conversations can include general Company information or requests and transactions specific to an individual Data Subject. This conversation could also include dialog with a virtual assistant;
(c) The subject matter of the Processing is the chat conversations related to a specific request by the Data Subject, to answer a question or make updates to the Company services provided to the Data Subject;
(d) The types of Personal Data involve information necessary to enable communications between Company and Data Subject and provided by the Data Subject in order to gain the information or update Company services, including but not limited to:
Device/Client Identifier – Identifier that enables communication between Company and user, such as a socket id or IP Address;
Chat Message Content – Transcript of the chat message between Company and user, including personal information normally exchanged during a customer service conversation such as name, address, or email address;
Meta Data – Specific personal information requested by the Data Subject or Company necessary to fulfil the customer service request, such as customer id, verification information such as mother’s maiden name, data of birth, or social security number, credit card number, or information related to Data Subject’s account with Company;
(e) The Processing will comprise of collecting data from Company’s web site, mobile app, or via a messaging channel (such as SMS), sending it to Company’s employee, agent, or contingent worker via an HTML-based agent desktop application. This data will be retained in a hosted database (with the exception of data that is masked according to predefined forms, automatic pattern matching, or manual overrides) and made available to authorized users of Nuance data APIs or reporting web tools;
(f) Hosting of Personal Data will be conducted in the following locations:
For Companies in North America in the USA;
For Companies in EMEA in UK, Ireland, France, and The Netherlands;
For Companies in APAC in Australia;
For Companies in LATAM in the USA;
(g) The duration of the Processing will be for 13 months for Services, reporting and analytics, and 3 years to maintain, tune, enhance, improve and provide technical support or the duration specified in documented instructions by Company or Distributor, depending on whether Nuance uses a Distributor, but in no event longer than 90 days following the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Virtual Assistant und Live-Chat
(a) Die Kategorien betroffener Personen sind: Angestellte, Vertreter oder externe Mitarbeiter des Unternehmens (die natürliche Personen sind); Natürliche Personen, die vom Unternehmen autorisiert worden sind, die Dienste zu nutzen (z.B. Kunden und potenzielle Kunden des Unternehmens);
(b) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung bestehen darin, Chat-Gespräche zwischen den Kunden/potenziellen Kunden des Unternehmens und den Angestellten, Vertretern oder externen Mitarbeitern des Unternehmens zu erleichtern und die Dienste zu betreiben, zu warten, abzustimmen, zu erweitern, zu verbessern und technische Unterstützung für die Dienste bereitzustellen. Diese Gespräche können allgemeine Informationen des Unternehmens oder Ersuchen und Transaktionen beinhalten, die sich auf eine bestimmte betroffene Person beziehen. Sie könnten auch einen Dialog mit einem virtuellen Assistenten beinhalten;
(c) Gegenstand der Verarbeitung sind die Chat-Gespräche im Zusammenhang mit einem spezifischen Ersuchen der betroffenen Person, um eine Frage zu beantworten oder die der betroffenen Person zur Verfügung gestellten Dienste des Unternehmens zu aktualisieren;
(d) Die Arten von personenbezogenen Daten umfassen Informationen, die erforderlich sind, um die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der betroffenen Person zu ermöglichen, die von der betroffenen Person bereitgestellt wird, um die Informationen zu erhalten oder die Dienste des Unternehmens zu aktualisieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:
Geräte-/Kundenkennung – Kennung, die die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer ermöglicht, wie z.B. eine Socket-ID oder IP-Adresse;
Inhalt der Chat-Nachricht – Transkript der Chat-Nachricht zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer, einschließlich persönlicher Informationen, die normalerweise während eines Kundendienstgesprächs ausgetauscht werden, wie Name, Adresse oder E-Mail-Adresse;
Metadaten – Spezifische, von der betroffenen Person oder dem Unternehmen angeforderte personenbezogene Informationen, die zur Erfüllung der Kundendienstanfrage erforderlich sind, z. B. Kundennummer, Verifizierungsinformationen wie der Mädchenname der Mutter, Geburtsdaten oder Sozialversicherungsnummer, Kreditkartennummer oder Informationen in Bezug auf das Konto der betroffenen Person beim Unternehmen;
(e) Die Verarbeitung umfasst die Erhebung von Daten von der Webseite des Unternehmens, einer mobilen Anwendung oder über einen Nachrichtenkanal (wie z.B. SMS) und das Senden dieser Daten an einen Angestellten, Vertreter oder externen Mitarbeiter des Unternehmens über eine HTML-basierte Agent Desktop-Anwendung. Diese Daten werden in einer gehosteten Datenbank gespeichert (mit Ausnahme von Daten, die gemäß vordefinierten Formularen, automatischem Musterabgleich oder manuellen Überschreibungen maskiert sind) und autorisierten Benutzern von Daten-APIs von Nuance oder Berichts-Web-Tools zur Verfügung gestellt;
(f) Die personenbezogenen Daten werden an den folgenden Orten gehostet:
Für Unternehmen in Nordamerika: in den USA;
Für Unternehmen in EMEA: in Großbritannien, Irland,
Frankreich und den Niederlanden;
Für Unternehmen im Asien-Pazifik-Raum: in Australien;
Für Unternehmen in Lateinamerika: in den USA;
(g) Die Dauer der Verarbeitung beträgt für Dienste, Berichterstattung und Analytik 13 Monate und für die Aufrechterhaltung, Abstimmung, Erweiterung, Verbesserung und Bereitstellung technischer Unterstützung 3 Jahre oder die Dauer, die in den dokumentierten Weisungen des Unternehmens oder des Vertriebspartners angegeben ist, je nachdem ob Nuance einen Vertriebspartner einsetzt, jedoch in keinem Fall mehr als 90 Tage nach Laufzeitende
(i) der Hauptvereinbarung, im Fall einer AVV für Endnutzer;
(ii) der Nutzungsbedingungen, im Fall einer AVV für Nuance-Dienste
(iii) der Vereinbarung, im Fall einer AVV für Nuance-Vertriebspartner.
Gatekeeper Data Processing Details
(a) The categories of Data Subjects are: Employees, agents, or contingent workers of Company (who are natural persons) Natural persons authorized by Company to use the Services (for example customers and prospective customers of Company);
(b) The nature and purpose of the Processing is to facilitate chat conversations between Company’s customers/prospects and Company’s Employees, agents, or contingent workers and to operate, maintain, tune, enhance, improve, and provide technical support for the Services. These conversations can include general Company information or requests and transactions specific to an individual Data Subject. This conversation could also include dialog with a virtual assistant.;
(c) The subject matter of the Processing is the chat conversations related to a specific request by the Data Subject, to answer a question or make updates to the Company services provided to the Data Subject.;
(d) The types of Personal Data involve information necessary to enable communications between Customer and Data Subject and provided by the Data Subject in order to gain the information or update Company services, including but not limited to:
Device/Client Identifier – Identifier that enables communication between Company and user, such as a CLI, socket id or IP Address;
Call Center Conversation – audio recording of the Data Subject/user speaking with a Company representative. Although not explicitly requested, unstructured conversation can contain personal information including, but not limited to: name, address, credit card number;
Chat Message Content – Transcript of the chat message between Company and user, including personal information normally exchanged during a customer service conversation such as name, address, or email address;
Meta Data – Specific personal information requested by the Data Subject or the Company necessary to fulfil the customer service request, such as customer id or CLI;
(e) The Processing will comprise of collecting data from Company’s call center, IVR, or digital channels such as mobile apps or web (e.g. live chat). This data will be retained in a hosted database (with the exception of data that is masked according to predefined forms, automatic pattern matching, or manual overrides) and made available to authorized users of Nuance data APIs or reporting web tools;
(f) Processing of Personal Data will be conducted in the following locations: For Companies in North America in the USA and Canada; For Companies in EMEA in UK, Ireland, France, Germany, and The Netherlands; For Companies in APAC in Australia;
(g) The duration of the Processing will be for 18 months for Services, reporting and analytics, and 3 years to maintain, tune, enhance, improve and provide technical support or the duration specified in documented instructions by Company or Distributor, depending on whether Nuance uses a Distributor, but in no event longer than 90 days following the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei Gatekeeper
(a) Die Kategorien betroffener Personen sind: Angestellte, Vertreter oder vorübergehend Beschäftigte des Unternehmens (die natürliche Personen sind) Natürliche Personen, die vom Unternehmen dazu autorisiert worden sind, die Dienste zu nutzen (z.B. Kunden und potenzielle Kunden des Unternehmens);
(b) Die Art und der Zweck der Verarbeitung bestehen darin, Chat-Gespräche zwischen den Kunden/potenziellen Kunden des Unternehmens und den Mitarbeitern, Vertretern oder vorübergehend Beschäftigten des Unternehmens zu erleichtern und die Dienste zu betreiben, aufrechtzuerhalten, abzustimmen, zu erweitern, zu verbessern und technische Unterstützung für die Dienste bereitzustellen. Diese Gespräche können allgemeine Informationen des Unternehmens beinhalten oder Ersuchen und Transaktionen, die für eine individuelle betroffene Person spezifisch sind. Dieses Gespräch könnte auch einen Dialog mit einem virtuellen Assistenten beinhalten;
(c) Gegenstand der Verarbeitung sind die Chat-Gespräche im Zusammenhang mit einem spezifischen Ersuchen der betroffenen Person, um eine Frage zu beantworten oder die der betroffenen Person zur Verfügung gestellten Dienste des Unternehmens zu aktualisieren;
(d) Die Arten von personenbezogenen Daten umfassen Informationen, die erforderlich sind, um die Kommunikation zwischen dem Kunden und der betroffenen Person zu ermöglichen, und die von der betroffenen Person bereitgestellt werden, um die Informationen zu erhalten oder die Dienste des Unternehmens zu aktualisieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf
Geräte-/Kundenkennung – Kennung, die die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer ermöglicht, wie z.B. eine CLI, Socket-ID oder IP-Adresse;
Call-Center-Gespräch – Audioaufzeichnung der betroffenen Person/des Benutzers, die bzw. der mit einem Vertreter des Unternehmens spricht. Obwohl nicht ausdrücklich erbeten, kann ein unstrukturiertes Gespräch personenbezogene Informationen enthalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Name, Adresse, Kreditkartennummer;
Inhalt der Chat-Nachricht – Abschrift der Chat-Nachricht zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer, einschließlich personenbezogener Informationen, die normalerweise während eines Kundendienstgesprächs ausgetauscht werden, wie z.B. Name, Adresse oder E-Mail-Adresse;
Metadaten – Spezifische, von der betroffenen Person oder dem Unternehmen angeforderte personenbezogene Informationen, die erforderlich sind, um der Kundendienstanfrage nachzukommen, wie z. B. Kundennummer oder CLI;
(e) Die Verarbeitung umfasst das Erheben von Daten aus dem Callcenter, der IVR oder den digitalen Kanälen wie mobilen Anwendungen oder dem Web des Unternehmens (z.B. Live-Chat). Diese Daten werden in einer gehosteten Datenbank gespeichert (mit Ausnahme von Daten, die gemäß vordefinierten Formularen, automatischem Mustervergleich oder manueller Überschreibung maskiert sind) und autorisierten Benutzern der Daten-APIs von Nuance oder Berichts-Web-Tools zur Verfügung gestellt;
(f) Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird an den folgenden Orten durchgeführt:
Für Unternehmen in Nordamerika in den USA und Kanada;
Für Unternehmen in EMEA in Großbritannien, Irland,
Frankreich, Deutschland und den Niederlanden;
Für Unternehmen im Asien-Pazifik-Raum in Australien;
(g) Die Dauer der Verarbeitung beträgt für Dienste, Berichterstattung und Analysen 18 Monate und für die Wartung, Abstimmung, Erweiterung, Verbesserung und Bereitstellung von technischem Support 3 Jahre oder die Dauer, die in dokumentierten Weisungen des Unternehmens oder des Vertriebspartners angegebenen ist, je nachdem, ob Nuance einen Vertriebspartner einsetzt, jedoch in keinem Fall mehr als 90 Tage nach Laufzeitende
(i) der Hauptvereinbarung, im Fall einer AVV für Endnutzer;
(ii) der Hauptvereinbarung, im Fall einer AVV für Endnutzer;
(iii) der Vereinbarung, im Fall einer AVV für Nuance-Vertriebspartner.
Cloud IVR Services Data Processing Details
(a) The categories of Data Subjects are: Employees, agents, or contingent workers of Company (who are natural persons) Natural persons authorized by Company to use the Services (for example, customers and prospective customers of Company);
(b) The nature and purpose of the Processing is to facilitate automated conversations between Company’s customers/prospects and Company’s IVR applications, employees, or contingent workers and to operate, maintain, tune, enhance, improve, and provide technical support for the Services. These conversations can include general Company information or requests and transactions specific to an individual Data Subject.;
(c) The subject matter of the Processing is the automated conversations related to a specific request by the Data Subject, to answer a question or make updates to the Company services provided to the Data Subject;
(d) The types of Personal Data involve information necessary to enable communications between Customer and Data Subject and provided by the Data Subject in order to gain the information or update Company services, including but not limited to:
Device/Client Identifier – Identifier that enables the communication between Company and user, such as customer’s phone number
Automated Conversation Content – Recording or logging of the conversation between Company and user, including personal information normally exchanged during an automated conversation such as name, address, or email address
Meta Data – Specific personal information requested by the Data Subject or the Company necessary to fulfil the customer service request, such as customer id, verification information such as mother’s maiden name, date of birth, or social security number, credit card number, or information related to Data Subject’s account with Company;
(e) The Processing will comprise of collecting data during the automated conversation or collecting from Company’s backend systems. This data will be retained in a hosted database (with the exception of data that is masked according to predefined forms, automatic pattern matching, or manual overrides) and made available to authorized users of Nuance data APIs or reporting web tools.;
(f) Processing of Personal Data will be conducted in the following locations: For Companies in North America in the USA; For Companies in EMEA in UK;
(g) The duration of the Processing will be for 13 months for Services, reporting, and analytics, and 3 years to maintain, tune, enhance, improve and provide technical support or the duration specified in documented instructions by Company or Distributor, depending on whether Nuance uses a Distributor, but in no event longer than 90 days following the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei Cloud-IVR-Diensten
(a) Die Kategorien betroffener Personen sind: Angestellte, Vertreter oder vorübergehen Beschäftigte des Unternehmens (die natürliche Personen sind) Natürliche Personen, die vom Unternehmen dazu autorisiert worden sind, die Dienste zu nutzen (z.B. Kunden und potenzielle Kunden des Unternehmens);
(b) Die Art und der Zweck der Verarbeitung bestehen darin, automatisierte Gespräche zwischen den Kunden/potenziellen Kunden des Unternehmens und den IVR-Anwendungen, Angestellten oder vorübergehend Beschäftigten des Unternehmens zu erleichtern und die Dienste zu betreiben, aufrechtzuerhalten, abzustimmen, zu erweitern, zu verbessern und technische Unterstützung für die Dienste bereitzustellen. Diese Gespräche können allgemeine Informationen des Unternehmens oder Ersuchen und Transaktionen beinhalten, die für eine individuelle betroffene Person spezifisch sind;
(c) Gegenstand der Verarbeitung sind die automatisierten Gespräche im Zusammenhang mit einem spezifischen Ersuchen der betroffenen Person, um eine Frage zu beantworten oder die der betroffenen Person zur Verfügung gestellten Dienste des Unternehmens zu aktualisieren;
(d) Bei den Arten von personenbezogenen Daten handelt es sich um Informationen, die erforderlich sind, um die Kommunikation zwischen dem Kunden und der betroffenen Person zu ermöglichen, und die von der betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden, um die Informationen zu erhalten oder die Dienste des Unternehmens zu aktualisieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf
Geräte-/Kundenkennung – Kennung, die die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer ermöglicht, wie z.B. die Telefonnummer des Kunden
Automatisierter Gesprächsinhalt – Aufzeichnung oder Protokollierung des Gesprächs zwischen Unternehmen und Benutzer, einschließlich personenbezogener Informationen, die normalerweise während eines automatisierten Gesprächs ausgetauscht werden, wie Name, Adresse oder E-Mail-Adresse
Metadaten – Spezifische personenbezogene Informationen, die von der betroffenen Person oder dem Unternehmen angefordert werden und zur Erfüllung der Kundendienstanfrage erforderlich sind, wie z. B. Kundennummer, Verifizierungsinformationen wie der Mädchenname der Mutter, Geburtsdatum oder Sozialversicherungsnummer, Kreditkartennummer oder Informationen in Bezug auf das Konto der betroffenen Person beim Unternehmen;
(e) Die Verarbeitung umfasst das Erheben von Daten während des automatisierten Gesprächs oder das Erheben aus den Backend-Systemen des Unternehmens. Diese Daten werden in einer gehosteten Datenbank gespeichert (mit Ausnahme von Daten, die gemäß vordefinierten Formularen, automatischem Mustervergleich oder manueller Überschreibung maskiert sind) und autorisierten Benutzern von Daten-APIs von Nuance oder Berichts-Web-Tools zur Verfügung gestellt;
(f) Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird an den folgenden Orten durchgeführt:
Für Unternehmen in Nordamerika in den USA;
Für Unternehmen in EMEA in Großbritannien;
(g) Die Dauer der Verarbeitung beträgt für Dienste, Berichterstattung und Analysen 13 Monate und für die Wartung, Abstimmung, Erweiterung, Verbesserung und Bereitstellung von technischem Support 3 Jahre oder die Dauer, die in dokumentierten Weisungen des Unternehmens oder des Vertriebspartners angegeben ist, je nachdem, ob Nuance einen Vertriebspartner einsetzt, jedoch in keinem Fall mehr als 90 Tage nach Laufzeitende
(i) der Hauptvereinbarung im Falle einer AVV für Endnutzer;
(ii) der Nutzungsbedingungen, im Fall einer AVV für Nuance-Dienste;
(iii) der Vereinbarung, im Fall einer AVV für Nuance-Vertriebspartner.
Dragon TV Data Processing Details
(a) The categories of Data Subjects are: Employees, agents, or contingent workers of Company (who are natural persons) Natural persons authorized by Company to use the Services (for example, customers and prospective customers of Company);
a) The collection, treatment and transfer of the Personal Data have been and will be conducted in compliance with Law No. 25,326.
(b) The nature and purpose of the Processing is to facilitate television user experience enhancements by means of voice services between Company’s customers/prospects and Company’s television delivery services, SmartSpeaker support services, employees, or contingent workers and to operate, maintain, tune, enhance, improve, and provide technical support for the Services. These interactions can include general Company information or requests and transactions specific to an individual Data Subject;
(c) The subject matter of the Processing is the audio and resulting transcription related to each specific request by the Data Subject, to answer a question or make updates to the Company services provided to the Data Subject;
(d) The types of Personal Data involve information necessary to enable communications between Customer and Data Subject and provided by the Data Subject in order to gain the information or update Company services, including but not limited to:
Device/Client Identifier – Identifier that enables the communication between Company and user, such as a unique identifier allocated to the device by the OEM.
Audio Command/Query Content – Incoming audio captured from microphones on Device or a Remote Control Unit (RCU) and the transcription of that audio.
User identifier – Specific personal information requested by the Data Subject or the Company necessary to fulfil the customer service request, such as userID;
(e) The Processing will comprise of receiving speech requests from the Data Subject via the Device or RCU on their premises during the transaction conversation or collecting from Company’s backend systems. This data will be retained in a hosted database (with the exception of data that is masked according to predefined forms, automatic pattern matching, or manual overrides) and made available to authorized users of Nuance data APIs or reporting web tools;
(f) Hosting of Personal Data will be conducted in the following locations:
For Companies in EMEA:
In the EU (Ireland) for DTV (based on NCS)
In UK1 for DTVaaS (based on Core Tech SaaS);
For Companies in Rest of World: in the USA;
(g) The duration of the Processing will be for 120 days for Services, reporting, and analytics, and 3 years to maintain, tune, enhance, improve and provide technical support or the duration specified in documented instructions by Company or Distributor, depending on whether Nuance uses a Distributor, but in no event longer than 90 days following the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Note
1Depending on the outcome of Brexit, this may be split between UK hosting for customer in the UK and elsewhere in the EU for EMEA customer outside of the UK.
2En fonction du résultat de Brexit, il peut être divisé entre l'hébergement au Royaume-Uni pour les clients au Royaume-Uni et ailleurs dans l'UE pour les clients de l'EMEA en dehors du Royaume-Uni.
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei Dragon TV
(a) Die Kategorien der betroffenen Personen sind: Angestellte, Vertreter oder vorübergehend Beschäftigte des Unternehmens (die natürliche Personen sind) Natürliche Personen, die vom Unternehmen autorisiert worden sind, die Dienste zu nutzen (z.B. Kunden und potenzielle Kunden des Unternehmens);
(b) Die Art und der Zweck der Verarbeitung bestehen darin, die Verbesserung der Erfahrung bei der Fernsehbenutzung durch Sprachdienste, die zwischen den Kunden/potenziellen Kunden des Unternehmens und Fernsehlieferdiensten, SmartSpeaker-Support-Diensten, Angestellten oder vorübergehend Beschäftigten des Unternehmens eingesetzt werden, zu erleichtern und die Dienste zu betreiben, aufrechtzuerhalten, abzustimmen, zu erweitern, zu verbessern und technische Unterstützung für die Dienste bereitzustellen. Diese Interaktionen können allgemeine Informationen des Unternehmens oder Ersuchen und Transaktionen umfassen, die für eine individuelle betroffene Person spezifisch sind;
(c) Gegenstand der Verarbeitung ist der Ton und die daraus resultierende Transkription im Zusammenhang mit jeder spezifischen Anfrage der betroffenen Person, um eine Frage zu beantworten oder Aktualisierungen der der betroffenen Person zur Verfügung gestellten Dienstleistungen des Unternehmens vorzunehmen;
(d) Bei den Arten von personenbezogenen Daten handelt es sich um Informationen, die erforderlich sind, um die Kommunikation zwischen dem Kunden und der betroffenen Person zu ermöglichen, und die von der betroffenen Person zur Verfügung gestellt werden, um die Informationen zu erhalten oder die Dienste des Unternehmens zu aktualisieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf
Geräte-/Kundenkennung – Kennung, die die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Benutzer ermöglicht, z. B. eine eindeutige Kennung, die dem Gerät vom OEM zugewiesen wurde.
Audiobefehl/Abfrageinhalt – Eingehendes Audio, das von Mikrofonen am Gerät oder einer Fernsteuerungseinheit (RCU) erfasst wird, und die Transkription dieses Audios.
Benutzerkennung – Spezifische, von der betroffenen Person oder dem Unternehmen angeforderte personenbezogene Informationen, die zur Erfüllung der Kundendienstanfrage erforderlich sind, wie z.B. die Benutzer-ID;
(e) Die Verarbeitung umfasst den Empfang von Sprachanfragen der betroffenen Person über das Gerät oder die RCU in ihren Räumlichkeiten während des Transaktionsgesprächs oder die Erhebung aus den Backend-Systemen des Unternehmens. Diese Daten werden in einer gehosteten Datenbank gespeichert (mit Ausnahme von Daten, die gemäß vordefinierten Formularen, automatischem Mustervergleich oder manueller Überschreibung maskiert sind) und autorisierten Benutzern von Daten-APIs von Nuance oder Berichts-Web-Tools zur Verfügung gestellt;
(f) Die Verarbeitung personenbezogenenr Daten werdenird an den folgenden Orten gehostetdurchgeführt:
Für Unternehmen in EMEA:
In der EU (Irland) für DTV (basierend auf NCS)
In Großbritannien1 für DTVaaS (basierend auf Core Tech SaaS);
Für Unternehmen im Rest der Welt: in den USA;
(g) Die Dauer der Verarbeitung beträgt für Dienste, Berichterstattung und Analysen 120 Tage und für die Wartung, Abstimmung, Erweiterung, Verbesserung und Bereitstellung von technischem Support 3 Jahre oder die Dauer, die in den dokumentierten Weisungen des Unternehmens oder des Vertriebspartners angegeben ist, je nachdem ob Nuance einen Vertriebspartner einsetzt, jedoch in keinem Fall mehr als 90 Tage nach Laufzeitende
(i) der Hauptvereinbarung, im Fall einer AVV für Endnutzer;
(ii) der Nutzungsbedingungen, im Fall einer AVV für Nuance-Dienste
(iii) der Vereinbarung, im Fall einer AVV für Nuance-Vertriebspartner.
PowerShare Data Processing Details
(a) The subject matter, nature and purpose of the Processing is delivery of the Services to Company in accordance with Nuance’s published product documentation for the product in question. PowerShare is a cloud-based platform for uploading, storing, and copying studies, and for transmitting studies with patients, providers, potential patients, and other facilities.
(b) The categories of Data Subjects are (1) potential patients of Company, (2) patients who receive medical care from the Company and who are the subject of studies Processed by the Services, (3) Company personnel, including doctors, nurses, administrators, medical personnel and other authorized individuals who use the Services, (4) employees, agents, and contingent workers of Resellers (who are natural persons), and (5) employees, agents, or contingent workers of Distributor (who are natural persons).
(c) The types of Personal Data will likely include name, date of birth, medical record number, other identification numbers, age, and health information, including medical images. Additionally, Personal Data of Company personnel will also be Processed, including name and contact information. Further, Personal Data of Distributor and Reseller personnel, including name and contact information, will also be Processed in the provision of third level service support and data analytics.
(d) Data Centers for Processing of Personal Data will be in the following locations:
United States
(e) The duration of the Processing is the duration of
(i) the Main Agreement in case of a DPA for End Users;
(ii) the Terms of Service in case of a DPA for Nuance Services;
(iii) the Agreement in case of a DPA for Nuance Distributors.
Any data retention period specified in the above terms, as applicable, or by law (or, if no specific data retention period is specified in the above terms, the data retention period specified by Nuance data retention and destruction policy
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei PowerShare
(a) Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung ist die Erbringung der Dienste an das Unternehmen in Übereinstimmung mit der von Nuance veröffentlichten Produktdokumentation für das betreffende Produkt. PowerShare ist eine cloudbasierte Plattform zum Hochladen, Speichern und Kopieren von Untersuchungen sowie zum Austausch von Untersuchungen mit Patienten, Anbietern, potenziellen Patienten und anderen Einrichtungen.
(b) Die Kategorien der betroffenen Personen sind (1) potenzielle Patienten des Unternehmens, (2) Patienten, die vom Unternehmen medizinisch betreut werden und bei denen die Untersuchungen durchgeführt werden, die von den Diensten verarbeitet werden, (3) Mitarbeiter des Unternehmens, einschließlich Ärzten, Krankenschwestern, Verwaltungsangestellten, medizinischem Personal und anderen autorisierten Personen, die die Dienste nutzen, (4) Angestellte, Vertreter und externe Mitarbeiter von Resellern (die natürliche Personen sind) und (5) Angestellte, Agenten oder externe Mitarbeiter des Vertriebspartners (die natürliche Personen sind).
(c) Zu den Arten von personenbezogenen Daten gehören wahrscheinlich Name, Geburtsdatum, Krankenaktennummer, andere Identifikationsnummern, Alter und Gesundheitsinformationen, einschließlich medizinischer Bilder. Darüber hinaus werden auch personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Unternehmens verarbeitet, einschließlich Name und Kontaktdaten. Zudem werden personenbezogene Daten von Mitarbeitern von Vertriebspartnern und Resellern, einschließlich Name und Kontaktdaten, bei der Bereitstellung von Third-Level-Service-Support und Datenanalysen verarbeitet.
(d) Die Rechenzentren für die Verarbeitung personenbezogener Daten befinden sich an den folgenden Standorten:
USA
(e) Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Dauer
(i) der Hauptvereinbarung im Falle einer AVV für Endnutzer;
(ii) der Nutzungsbedingungen im Falle einer AVV für Nuance-Dienste;
(iii) der Vereinbarung im Falle einer AVV für Nuance-Vertriebspartner.
Es gelten die in den oben genannten Regelungen, soweit anwendbar, oder durch Gesetz festgelegten Aufbewahrungsfristen (oder, falls in den oben genannten Regelungen keine spezifische Aufbewahrungsfrist für Daten festgelegt ist, die von der Nuance-Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Daten festgelegte Aufbewahrungsfrist für Daten).
Proactive Engagement Data Processing Details
(a) The subject matter, nature and purpose of the Processing is delivery of Services to Company in accordance with Nuance’s published product documentation for the product in question, including outbound Voice, SMS and Email notifications. The Proactive Engagement Platform is a Nuance hosted platform that sends consumers notifications on behalf of our clients. Flight cancelation/delay messages, fraud on a credit card, payment reminders, utility outages, appointment reminders. The data is the list of consumers to be notified, the messages are personalized, the data includes, phone numbers, email addresses, first and last name, and additional data related to the use case, flight numbers, overdue payment amounts, credit card transactions, appointment details etc.
The categories of Data Subjects are:
Employees, agents, or contingent workers of Company (who are natural persons) Natural persons authorized by Company to use the Services (for example, customers and prospective customers of Company);
(b) The nature and purpose of the Processing is to facilitate personalized automated outbound notifications to Company’s customers who have opted on to receive outbound Voice, SMS or Email notifications related to the Company’s products or services.
(c) The subject matter of the Processing is the data used to create the outbound notification.
(d) The types of Personal Data involve information necessary to enable outbound notifications to the Data Subject, including but not limited to:
Phone number/Email Address
Data related to the specific use case – Specific personal information related to the notification necessary to personalize the message, such as customer id, verification information such date of birth, or last 4 social security number, last 4 credit card number, or other information related to Data Subject’s account with Company.
(e) The Processing will comprise of collecting data during the automated conversation or collecting from Company’s backend systems. This data will be retained in a hosted database and made available to authorized users of Nuance data APIs or reporting web tools.
(f) Processing of Personal Data will be conducted in the following locations:
data center in Tuwila WA (Seattle) and Aurora CO (Denver)
(g) The duration of the Processing will be for 13 months for detailed data related to the notification and 7 years for aggregate data (count of total SMS sent or email sent etc).
Einzelheiten der Datenverarbeitung bei Proactive Engagement
(a) Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung von Diensten an das Unternehmen gemäß der von Nuance veröffentlichten Produktdokumentation für das betreffende Produkt, einschließlich ausgehender Sprach-, SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen. Bei der Proactive-Engagement-Plattform handelt es sich um eine von Nuance gehostete Plattform, die im Namen unserer Kunden Benachrichtigungen an Verbraucher sendet. Benachrichtigungen über Flugstornierungen/-verspätungen, Kreditkartenbetrug, Zahlungserinnerungen, Versorgungsausfälle, Terminerinnerungen. Bei den Daten handelt es sich um die Liste der zu benachrichtigenden Verbraucher, die Nachrichten sind personalisiert, die Daten umfassen Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Vor- und Nachname sowie zusätzliche Daten, die sich auf den Anwendungsfall, Flugnummern, überfällige Zahlungsbeträge, Kreditkartentransaktionen, Terminangaben usw. beziehen.
Die Kategorien betroffener Personen sind:
Angestellte, Vertreter oder vorübergehend Beschäftigte des Unternehmens (die natürliche Personen sind) Natürliche Personen, die vom Unternehmen autorisiert worden sind, die Dienste zu nutzen (z.B. Kunden und potenzielle Kunden des Unternehmens);
(b) Art und Zweck der Verarbeitung bestehen darin, personalisierte automatisierte ausgehende Benachrichtigungen an die Kunden des Unternehmens zu erleichtern, die sich für den Empfang ausgehender Sprach-, SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen in Bezug auf die Produkte oder Dienste des Unternehmens entschieden haben.
(c) Gegenstand der Verarbeitung sind die Daten, die zur Erstellung der ausgehenden Meldung verwendet werden.
(d) Die Arten personenbezogener Daten umfassen Informationen, die erforderlich sind, um ausgehende Benachrichtigungen an die betroffene Person zu ermöglichen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf
Telefonnummer/E-Mail-Adresse Daten im Zusammenhang mit dem spezifischen Anwendungsfall – Spezifische personenbezogene Informationen im Zusammenhang mit der Benachrichtigung, die zur Personalisierung der Nachricht erforderlich sind, wie z. B. Kundennummer, Verifizierungsinformationen wie Geburtsdatum oder die letzten 4 Stellen der Sozialversicherungsnummer, die letzten 4 Stellen der Kreditkartennummer oder andere Informationen im Zusammenhang mit dem Konto der betroffenen Person beim Unternehmen.
(e) Die Verarbeitung umfasst das Erheben von Daten während des automatisierten Gesprächs oder das Erheben aus den Backend-Systemen des Unternehmens. Diese Daten werden in einer gehosteten Datenbank gespeichert und autorisierten Benutzern von Daten-APIs von Nuance oder Berichts-Web-Tools zur Verfügung gestellt.
(f) Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird an den folgenden Orten durchgeführt: Rechenzentrum in Tuwila WA (Seattle) und Aurora CO (Denver)
(g) Die Dauer der Verarbeitung beträgt 13 Monate für detaillierte Daten im Zusammenhang mit der Benachrichtigung und 7 Jahre für aggregierte Daten (Zählung der insgesamt versandten SMS oder E-Mails usw.).